Produtividade: o segredo está na organização e no planejamento

Érika Klann

Por Érika Klann

produtividade


Em uma realidade de rotinas cada vez mais corridas e cheias de demandas, a produtividade é um tema recorrente entre empreendedores. E é compreensível, se imaginarmos que envolve a capacidade de produção, otimização do tempo e, inclusive, no preço do produto ou serviço oferecido.

Mas, o que é exatamente ser uma pessoa produtiva? Diferentemente do que muitos pensam, ser produtivo não é trabalhar a mil por hora, todo dia, o tempo todo. Produtividade tem muito mais a ver com planejamento e organização do que o tempo de execução das tarefas em si.

Por produtividade entende-se como a capacidade de realizar o máximo de trabalho, da melhor forma possível, com um mínimo de recursos, financeiros, físicos, de pessoal e de tempo, este, talvez, o mais precioso deles.

Ser produtivo é saber organizar as tarefas, atendendo as demandas por prioridade, ser disciplinado para segui-las e também ajustá-las se necessário. Quando focamos na produtividade, desenvolvemos as melhores estratégias de otimização do nosso trabalho, envolvemos também os colaboradores nesse processo e conseguimos entregas de resultados mais rápidas e positivas.

Vale ressaltar que produção é diferente de produtividade. A primeira está mais relacionada ao resultado, à capacidade total de entrega de uma pessoa ou equipe, dentro de um tempo determinado. Já a produtividade se refere ao processo para alcançar essa entrega; é sobre a escolha de estratégias e ferramentas para entregar o melhor em menos tempo e com o menor gasto possível.

Talvez você esteja se questionando como fazer para ser mais produtivo(a). A mudança começa na postura, no olhar diferente de como você pode fazer suas tarefas, não só na vida profissional, mas na sua rotina pessoal também. E vou trazer aqui algumas dicas de como melhorar sua produtividade.

1- Defina objetivos claros e alcançáveis;

2- Crie um calendário de ações (por dia, por mês e ano);

3- Estabeleça metas e métricas para acompanhar se as metas estão sendo alcançadas;

4- Comece por tarefas simples e rápidas;

5- Faça uma lista de prioridade, importância e urgência; e vá “ticando” as tarefas executadas;

6- Procure quebrar grandes objetivos em pequenas tarefas; isso melhora sua motivação;

7- Tenha disciplina e elimine distrações;

8- Não diga “sim” para tudo e para todos (acredite, você não dá conta!);

9- Aprenda a delegar tarefas (aos colaboradores, filhos, parceiros de vida…);

10- Registre suas ideias na hora que elas vierem e guarde, para depois, no momento certo, explorá-las.

  Se você já tem uma equipe, é importante ter em mente que precisará lidar também com a produtividade coletiva, o que pode ser desafiador diante de diferentes perfis, habilidades e capacidades produtivas. Leve esse conceito de otimização do trabalho a toda equipe, envolva-a nos objetivos da empresa e invista em ferramentas de comunicação e colaboração.

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E se você ainda não se convenceu em alinhar a sua rotina para ser mais produtivo(a), aqui vão alguns benefícios para a sua empresa:

– Maior agilidade e eficiência nos processos e na entrega de resultados, influenciando nos prazos dados a clientes;

– Economia de tempo e dinheiro;

– Aumento da lucratividade;

– Maior disponibilidade para investimento (de pessoas, material, cursos…);

– Maior competitividade em relação aos concorrentes, com maior qualidade e velocidade de entrega;

– Mais visibilidade e desejo por parte de clientes, fornecedores, parceiros e colaboradores;

– Aumento da criatividade: processos otimizados e bem estruturados oferecem tranquilidade e um ambiente propício à criatividade. E empresas criativas têm mais chances de prosperar.

Tornar-se uma pessoa mais produtiva não é de um dia para o outro; é um processo, um passo de cada vez, um jeito de fazer diferente.

Que façamos sempre mais e melhor!

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