COMENTAR(0)

Você também é da turma que sempre fala que o dia podia ter 48 horas? Ou daquelas pessoas que pegam tantas coisas para fazer e não dão conta?

Aproveite descontos exclusivos em cursos, mentorias, eventos, festas e muito mais assinando o Clube 40EMAIS agora! Além disso, ganhe descontos em lojas, restaurantes e serviços selecionados. Não perca tempo, junte-se ao nosso clube!

Acho que muitos de nós se identificam, não é? Quem nunca se viu diante de uma agenda repleta de compromissos que a sensação que fica é de que não vamos terminar nunca?

Mas calma que existe solução e bem prática para isso:

Sempre falo que planejamento é tudo e é de fato. Eu sempre estou com uma agenda (de papel mesmo porque gosto de escrever e adoro agendas), levo para todos os lugares que vou e assim nunca pego mais coisas do que sei que posso fazer, porque acho importante a responsabilidade de dar atenção aos compromissos e quando estou em uma reunião por exemplo gosto de estar disponível para a outra ou outras pessoas como a coisa mais importante naquele momento, e sempre anoto tudo e quando digo tudo é tudo mesmo, comentários, presto atenção ao local, atendimento e até as piadas acreditem, por mais que pareça irrelevante, depois, revendo posso até ter ideias para outros negócios. Sim essa sou eu: cheia das ideias!

Continua após a publicidade

Mas saibam que existe solução para quem não consegue organizar o seu tempo e dar conta de tantos compromissos que temos, estava lendo sobre o assunto e encontrei um Blog bem legal com muitas dicas e resolvi compartilhar com todos:

Primeiro vamos entender o que é gestão do tempo:

Gestão do tempo é um conjunto de técnicas usado para aprimorar a realização de tarefas, de modo que a produtividade e a eficiência sejam mantidas.

O gerenciamento do tempo, portanto, consiste na adoção de uma série de processos e ferramentas que auxiliam o cumprimento de atividades e projetos, dentro dos prazos estabelecidos e com resultados satisfatórios.

Qual a importância da gestão do tempo?

A gestão do tempo é uma habilidade fundamental em todos os âmbitos da vida.

Embora seja mais comum haver essa preocupação no trabalho, ela também se aplica muito bem à rotina pessoal.

Quando você administra melhor o seu tempo, consequentemente, aumenta seu rendimento.

Isso, por sua vez, contribui com a elevação do bem-estar – o que garante uma proximidade da felicidade plena.

No ambiente corporativo, ainda, os benefícios podem ser sentidos nos resultados da empresa, nas metas alcançadas e no clima organizacional mais leve.

1. Planejamento

O primeiro passo, sem dúvida, é o planejamento.

Sem ele, você corre o risco de assumir mais tarefas do que, realmente, consegue abraçar.

Mas, por outro lado, quando se programa, tem mais chances de aumentar a sua produtividade e conquistar os resultados esperados.

Por isso, reúna todas as atividades que precisam ser cumpridas. Pode listá-las em um papel ou em uma planilha, como preferir.

É importante que você coloque os seus afazeres de uma forma que fique fácil visualizar e classificar.

Para ajudar, use cores e símbolos.

Sempre que uma tarefa estiver finalizada, por exemplo, pinte-a de verde ou, então, insira um sinal de check.

Faça o mesmo com as que estão atrasadas e em espera.

No seu planejamento, além da relação do que precisa ser feito, é fundamental conter os prazos.

Falaremos mais à frente sobre a importância de defini-los corretamente para que sejam seguidos à risca.

2. Definição de metas

As metas são fundamentais para que a motivação seja mantida sempre em alta.

Elas contribuem com o foco e, quando atingidas, promovem a sensação de dever cumprido.

Por isso, para gerenciar melhor o seu tempo, estabeleça algumas delas.

Mas, atenção: as metas precisam ser factíveis. De nada adianta propor desafios mirabolantes, ok?

Você pode usar o conceito SMART para auxiliá-lo na criação das suas metas.

A ferramenta, cujo acrônimo significa Específico (S), Mensurável (M), Atingível (A), Relevante (R) e Temporal (T), ensina a definir objetivos inteligentes.

3. Prazos

Chegou a hora de falarmos sobre prazos.

Se esse é um assunto que lhe causa dor de cabeça, é melhor se acostumar. Afinal, é impossível viver sem datas e horários para cumprir.

Mas, você vai ver que, com algumas dicas, os prazos não causarão mais tanta aflição.

Um erro bastante comum é estabelecer períodos de tempos equivocados para as atividades.

A primeira recomendação, portanto, é nunca subestimar a duração de uma tarefa.

Você pode cronometrar as mais habituais para ter uma noção de quanto irá demorar para realizar nas vezes seguintes. Assim, é possível se programar.

Para as que nunca foram feitas antes, a alternativa é mesmo prever. Baseie-se em incumbências similares que já tenham sido executadas.

Isso ajudará a pensar no prazo adequado.

De todo modo, é sempre importante fazer uma projeção com alguma margem de segurança.

Esse tempo extra é fundamental para resolver algum “pepino” que possa surgir no caminho.

E, se você acabar antes do previsto, pode iniciar a próxima atividade um pouquinho antes, certo?

Assim, você assume o controle do tempo em vez de se tornar refém dele.

4. Agendamentos

Você é daqueles que confiam sempre na memória?

Bom, se a sua nunca falha, tudo bem. Mas, não dá para contar com a sorte, não é mesmo?

Por essa razão, vale sempre anotar os compromissos.

Use uma agenda de papel ou, se quiser, utilize as digitais, como o Google Agenda.

Essas versões online são ótimas porque você pode estabelecer alertas, que ajudarão a lembrar das suas marcações.

5. Faça mais escolhas

Você precisa mesmo realizar tudo o que está na sua lista?

Faça um exercício de reflexão sobre os seus afazeres. É possível escolher o que você quer cumprir?

É claro que muitos deles são deveres e não podem ser deixados de lado, mas, certamente, você encontrará alguns dispensáveis.

Opte pelas atividades que tenham relação com os seus propósitos.

Não é raro estabelecermos itens na nossa lista sem alinhamento aos nossos objetivos.

Além disso, deixe de lado o “amém”. Não aceite tudo o que lhe é pedido.

Aprenda a dizer “não” quando você está atribulado demais ou não tem interesse genuíno em uma proposta.

6. Priorize as tarefas

Vamos combinar que 24 horas podem ser pouco tempo para fazermos tudo o que queremos e devemos, não é mesmo?

Por isso, o segredo é priorizar.

E a dica é classificar as tarefas por ordem de importância e nível de urgência.

Comece pelas mais importantes e mais urgentes. Depois, realize as mais importantes, mas nem tão urgentes.

Em seguida, assuma as mais urgentes, mas não importantes. Nesse caso, se puder delegar, é ainda melhor.

E, então, deixe para o fim (ou nem faça – vai depender da sua avaliação) as que não são importantes, nem urgentes.

7. Delegue tarefas

Na dica acima, você viu que as tarefas urgentes e pouco importantes podem ser delegadas.

Mas, na verdade, não são só elas.

Você pode atribuir diversas atividades para outras pessoas.

Esse é um hábito que precisa ser adotado. Afinal, ninguém dá conta de tudo sozinho.

Peça apoio dos colegas, da família, dos líderes e dos subordinados sempre que houver necessidade.

8. Fuja da procrastinação

A tal da procrastinação costuma pegar todo mundo de jeito.

Que atire a primeira pedra quem nunca deixou para amanhã o que poderia ser feito hoje.

O problema, na realidade, é quando isso se torna comum.

Portanto, para evitar que aconteça, tome alguns cuidados.

Evite as distrações, como redes sociais, televisão, mensagens no celular e cafezinhos fora de hora com os colegas de trabalho.

Também crie recompensas para as metas cumpridas.

Isso evita que você deixe algo para depois, já que será bonificado por manter o foco e a concentração.

9. Organize as pausas

As pausas durante a rotina precisam ser estratégicas.

Isso quer dizer que, além daquelas necessárias para alongamento e descanso, você precisa parar por alguns períodos para recuperar a criatividade e a disposição.

Mantenha-se focado e concentrado até onde puder. Não force demais.

Quando sentir que está estagnado em uma atividade, pare, tome uma água e caminhe.

Isso vai ajudar a arejar a mente e recuperar a energia.

10. Evite as multitarefas

Ser capaz de assumir várias demandas e realizar atividades diferentes não é ruim.

Desde que seja saudável, sem grandes contratempos, tudo bem.

Mas isso não pode ser um fardo.

Se for o caso, evite abraçar muitas obrigações.

Coloque em práticas as recomendações já mencionadas, como priorizar tarefas, fazer escolhas e delegar para não sofrer com a exaustão e a frustração, muito frequentes em quem sofre com o estresse pela sobrecarga.

Gestão do tempo na Era Digital

Na Era Digital, tudo é veloz.

A própria tecnologia avançada do nosso tempo imprime velocidade às tarefas.

E quem não acompanha, sente uma espécie de frustração, como se não fosse competitivo o suficiente, não estando à altura do que se exige atualmente.

Ir por esse caminho é um erro, assim como encarar a tecnologia como vilã.

Ela, na verdade, pode ajudar bastante na correta gestão do tempo.

Basta lembrar o que falamos antes, citando o Google Agenda, por exemplo, como uma ferramenta muito eficaz para organizar os compromissos.

Ela é gratuita e contribui com o planejamento, já que pode ser acessada em qualquer lugar, diretamente pelo celular.

Mas o instrumento não é o único a favor do tempo.

Existem diversas plataformas e aplicativos disponíveis no mercado.

O WhatsApp, por exemplo, é um facilitador da comunicação instantânea.

Se, antes, você perdia tempo em ligações ou escrevendo e-mails, agora pode obter uma informação ou esclarecer uma dúvida em tempo real.

É um ótimo instrumento para resolver pendências.

Tem também o Trello, outro recurso incrível para gerenciamento de tarefas, que pode ser usado pelo computador, tablet ou smartphone.

Nele, é possível elencar as atividades e distribuí-las entre os membros de um grupo.

A digitalização tem transformado tudo, inclusive o nosso jeito de pensar e agir.

Use essa nova fase para facilitar a sua vida e ganhar tempo.

Como lidar com quebras de pauta ou atividades não esperadas?

Mesmo com tanta tecnologia, ainda há um alto grau de incerteza na execução das tarefas.

Sempre pode existir um imprevisto ou obstáculo que não estava nos planos.

O importante é não se desesperar quando isso ocorrer.

É preciso manter a calma e a cabeça no lugar para resolver as adversidades e evitar uma avalanche no seu cronograma.

Mas, para prevenir que os contratempos causem grandes problemas, o truque é sempre deixar uma “gordurinha” no tempo previsto para a realização de uma tarefa.

Já falamos disso anteriormente, mas vale reforçar: em todas as atividades, estipule algumas horas ou minutos a mais.

Além disso, procure levantar os possíveis riscos. Assim, você pode se preparar melhor para enfrentar os eventos inesperados.

Como fazer gestão do tempo para melhor qualidade de vida?

Se você seguir todas as dicas que listamos acima, sem dúvida, conseguirá realizar uma boa gestão do tempo.

Assim, além de aumentar a sua produtividade, será capaz de equilibrar melhor as questões profissionais e pessoais, e terá mais tempo para se organizar e marcar outros compromissos.

Isso, certamente, tem grande impacto na sua qualidade de vida.

Como fazer gestão do tempo para melhor eficiência de processos?

Mais uma vez, cabe dizer que as recomendações valem para todos os âmbitos.

Se a sua intenção é aplicar a gestão do tempo para melhorar a eficiência dos processos, tenha em mente que os resultados não aparecem de uma hora para outra.

Evidentemente, assim que as dicas são colocadas em prática, algumas vantagens podem ser notadas.

Conclusão:

As táticas listadas ao longo do texto são poderosas e podem contribuir muito com a sua produtividade.

Por isso, enxergue esses minutos debruçados no conteúdo como um investimento e comece agora mesmo a fazer a sua gestão do tempo.

No entanto, as conquistas maiores levam tempo para aparecer.

Por isso, transforme as técnicas em regra.

Não as siga apenas por um período.

Aplique os procedimentos constantemente em suas atividades.

Viram como dá para se organizar e ter tempo para tudo. Como sempre falo tudo na vida é questão de planejamento e organização, aliás minhas palavras favoritas em relação a tarefas.

Quem se viu nesse dilema e quer se aprofundar no assunto o Blog é esse: https://ead.ucs.br/blog/gestao-tempo

Espero que gostem!

Grande abraço e até a próxima 😊

Selma Cabral

**Este texto não, necessariamente, reflete a opinião do 40EMAIS.

Olá, sou Selma O S Cabral, turismóloga por paixão e, dentre os vários trabalhos que realizei no Turismo, fui, durante 08 anos, Diretora na empresa Estação do turismo em Santos/SP, onde desenvolvi diversos cursos de Capacitação de mão-de-obra voltados para o Turismo. Também criei vários Eventos em parceria com a Incubadora de Empresas de Santos Atualmente sou Diretora da empresa Turismo & Ideias.